Die Bestellungsseite wird aufgerufen über die Bestellungsliste durch Klick auf die Bestellnummer, über das Hauptmenü durch Eingabe der Bestellnummer oder Scanner eines Barcodes oder auch über die Kundenseite.
Die Buttonleiste
Neben den drei Standardbuttons gibt es zwei Buttons zum Versenden einer Mail an den Kunden zu dieser Bestellung. Der erste Button öffnet ein Fenster, in dem man zB. zusätzliche Mitteilungen an den Kunden einfügen kann und der zweite Button schickt die Standardmail sofort.
Je nach aktuellem Status der Bestellung (Bestellung eingegangen, Bearbeitet, Zahlungseingang, Versendet, Probleme ) werden die einzelnen Textbausteine in der Mail zusammengestellt.
In dem ersten Button wird auch angezeigt, wann die letzte Mail verschickt wurde – natürlich nur falls aus dem WaWi eine Mail rausgegangen ist.
Der Inhalt der Mails wird im Modul eMails eingestellt.
Unter bestimmten Vorrausetzungen (gleicher Kunde + Rechnungsbetrag noch nicht bezahlt + Bestellungen noch nicht versendet) wird ein Button Bestellungen zusammenlegen angezeigt. Mit Klick auf diesen Button werden die Artikel aus der älteren Bestellung der aktuellen Bestellung hinzugefügt.
Mit dem Button Rechnung anzeigen wird in einem neuen Fenster die Rechnung als PDF angezeigt und man kann sie dort auch ausdrucken.
Sprache: die Rechnung wird in der auf der Kundenseite ausgewählten Sprache angelegt.
Anmerkung: werden keine PDF-Dateien angezeigt, kann evtl. der Pop-Up-Blocker des Browsers eingeschaltet sein.
Einige Browser verhindern das Öffnen eines zusätzlichen Fensters (z.B. Firefox im Standard). Dann muss der Popup-Blocker für diese Webseite abgeschaltet werden.
Dazu im Firefox in der Adressleiste auf das Symbol vor der www-Adresse klicken und zu den Einstellungen für diese Webseite wechseln.
Ist das Modul Drucken aktiviert, gibt es weiteren Button um die Rechnung direkt auf einem lokalen Drucker auszudrucken.
Die Einstellungen zum Aussehen der Rechnung nehmen Sie im Modul Rechnungen vor.
Hinweis: ist das Modul Drucken installiert, wird als Text Rechnung drucken angezeigt und das PDF-Dokument wird direkt auf dem festgelegten, lokalen Drucker ausgedruckt. Auch kann die Anzahl der Kopien ausgewählt werden.
Mit dem Button Rechnung Neu (nur sichtbar für Buchhaltung) kann die PDF neu generiert werden. Dies kann in besonderen Fällen – zB. bei Änderung der Steuersätze nach dem Versand der Ware – notwendig sein. Ansonsten wird die Rechnung sowieso neu generiert falls sich Rechnungsrelevante Daten geändert haben und solange der Rechnungsbetrag noch nicht eingegangen ist und die Bestellung noch nicht versendet wurde. In diesen Fällen sind aber sowieso Änderungen an der Bestellung nicht mehr möglich.
Anmerkung: die Rechnungen werden als PDF in einem Verzeichnis auf dem Server abgelegt. Diese Rechnungen können auch mit einem Modul im Oxid-Shop auf der Kundenseite angezeigt werden.
Die aktuelle Bestellung kann mit allen Kundendaten und Positionen in eine neue Bestellung kopiert werden.
Für die Bestellung kann ein Adressetikett als PDF-Datei erstellt und ausgedruckt werden. Es werden die abweichende Lieferadresse berücksichtigt.
Bei Bestellungen aus dem Ausland wird ein Button für eine Zollinhaltserklärung CN22 angezeigt. Dieses bereits ausgefüllte PDF-Dokument wird angezeigt bzw. bei aktiviertem Modul Drucken direkt zu dem festgelegten Drucker geschickt.
Mit dem letzten Button kann die Kundenseite angezeigt werden.
Je nach installierten Modulen gibt es weitere Buttons.
Buttons am unteren Rand der Seite
Unten links auf der Seite werden weitere Buttons angezeigt. Diese Buttons werden bei aktiviertem Modul Mitarbeiter nur Nutzer mit der Rolle Buchhaltung bzw. Admin angezeigt.
Dort können u.a. folgende Aktionen durchgeführt werden:
- eine Bestellung kann gelöscht werden
- eine gesperrte Bestellung kann freigegeben werden
- eine Bestellung kann archiviert werden
- der Status der Bestellung kann angezeigt werden
Je nach installierten Modulen sind weitere Buttons vorhanden.
Die Meldungsleiste
Unterhalb der Überschrift werden in der Meldungszeile wichtige Warnungen oder Hinweise zu dieser Bestellung ausgegeben (falls vorhanden). ZB. wird dort auch eine Hinweis ausgegeben, wenn diese Bestellung durch einen anderen Benutzer im WaWi gerade gesperrt ist.
die Bestellung-Kopfzeile
Ausgabe von Bestellnummer, Bestelldatum, letzte Änderung, Rechnungsdatum, die Kundennummer und die Lieferadresse, falls der Kunde eine bei der Bestellung im Shop angegeben hat.
neue Bestellung anlegen
Über das Hauptmenü oder die Kundenseite können auch neue Bestellungen angelegt werden. Diese Bestellungen erhalten als Bestellnummer die nächste freie Nummer aus der Shop-Datenbank.
In dieser Bestellung können beliebige Artikel aus dem Shop – aber auch Artikel die nicht im Shop gelistet sind – eingefügt werden.
In das Feld ‚Artikelnummer‘ kann auch ein Wort aus dem Titel/ der Beschreibung eingegeben werden und danach gesucht werden.
Angebote
Eine Bestellung kann auch als Angebot gekennzeichnet werden. Hierbei sind alle Funktionen einer Bestellung anwendbar, jedoch werden zB. bei einem Angebot keine Lagerstände reduziert.
die Bestellpositionen
Dieser Abschnitt kann ausgeblendet werden. Ob dieser Bereich standardmäßig ein- oder ausgeblendet sein soll kann in Module -> Bestellung festgelegt werden.
Änderungen bzw. Ergänzungen zu den bestellten Artikeln können von Mitarbeitern mit der Rolle Verkauf nur vorgenommen werden, solange die Bestellung noch nicht bezahlt und nicht geliefert ist. Die Buchhaltung kann jedoch auch nachträglich ändern – zB. bei Rücksendungen. Hierbei ist aber eventuell eine Mitteilung an den Steuerberater erforderlich. Und es sind Rückzahlungen an den Kunden erforderlich – siehe auch Modul PayPal.
Mehr Infos auf der Seite Bestellpositionen
Die Bestellungdetails
(hier im Screenshot die Bestellpositionen ausgeblendet)
Text auf Rechnung / in Emails
In diesem Textfeld können Anmerkungen zu dieser Bestellung gespeichert werden, die sowohl in Emails als auch auf der Rechnung ausgegeben werden.
Dies kann z.B. die Bestellnummer des Kunden sein oder auch Hinweise zu steuerbefreiten Lieferungen ausserhalb der EU.
Optionen:
- die Versandkosten können als Eingabefeld oder auch als DropDown-Tabelle angezeigt werden. Die Einstellungen hierzu finden Sie im Modul -> Bestellungen allgemein
- das Gewicht des Versandpakets kann auf Basis der Artikelgewichte berechnet werden. Dies muss im Modul -> Bestellungen allgemein eingeschaltet werden. Dort kann auch ein Offset für die Verpackung gespeichert werden.
SEPA-Lastschrift Freigabe
Bei aktiviertem Modul SEPA-Lastschrift und Zahlungsart ‚Lastschrift‘ wird ein zusätzliches Feld angezeigt, über das die Freigabe der Lastschrift bearbeitet werden kann (solange noch keine Lastschrift erstellt wurde und noch kein Zahlungseingang vorliegt).
Automatische E-Mails
Bei aktiviertem Modul automatischer E-Mail Versand kann individuell der Versand der E-Mails abgeschaltet werden. Natürlich sind weiterhin manuelle E-Mails möglich.
Diese Option steht – bei aktiviertem Modul Mitarbeiter – nur Anwendern mit der Rolle ‚Buchhaltung‘ zur Verfügung.
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