das Modul Email

Allgemeines zu den eMails an Kunden

Die Bestellbestätigungsmail (Mail nachdem der Kunde auf „Kaufen“ geklickt hat) wird vom Shop direkt versendet. Falls der Inhalt dieser Mails geändert werden soll, muss dies in den Einstellungen bzw. Templates des Shops vorgenommen werden.

Nachdem die Bestellung in das WaWi übernommen wurde, können jederzeit manuelle Mails an den Kunden gesendet werden. In diesen Mails können auch eigene Texte und festgelegte Textbausteine eingefügt werden. Im Buttontext auf der Bestellungsseite wird das Datum der letzten Mail angezeigt.
Falls das Modul automatischer Email-Versand aktiviert ist, können bei wichtigen Statusänderungen (Zahlungseingang, Zahlungserinnerung, Versand erfolgt) die Mails auch automatisch versendet werden.

Die Einstellungen im Modul Email

Auf der Modulseite im oberen Bereich werden die Kontoeinstellungen eingegeben. Es kann auch zum Testen der Verbindung eine Testmail gesendet werden.

Darunter können alle Mails zu Testzwecken auf die eigene Shop-Mailadresse umgeleitet werden. Sehr hilfreich zum Testen der Textbausteine. Schalten Sie die Funktion im Livebetrieb ab.
Alle Mails an Kunden werden in Textdateien gespeichert – nicht jedoch die Testmails.

Beim manuellen Versand einer Mail wird ein Hinweis angezeigt. Mit Hilfe von copy&paste kann man die Mail trotzdem an den Kunden schicken. Mehr Infos zum Mailversand auf der Bestellungseite.

Alle Mails können auch in Kopie per bcc an eine Mailadresse gesendet werden. Ist auch hilfreich zum Testen in der Anlaufphase, schaltet man aber dann doch wieder ab, weil lästig 🙂

Es kann auch zu-/abgeschaltet werden, ob bei den Versandmails an den Kunden die Rechnung als PDF-Datei angehängt werden soll.

Basis-Textbausteine in den Mails

Je nach Status der Bestellung werden Textbausteine eingefügt. Diese Bausteine können mit aktuellen Daten der Bestellung, des Kunden und des Shops erweitert werden. Auch HTML-Tags sind möglich.

Sprachen: wenn im WaWi auch andere Kundensprachen verwendet werden, müssen diese Textbausteine übersetzt werden. Hierzu links in der Maske auf das jeweilige Sprachsymbol klicken. Als Hilfe wird rechts neben dem Eingabefeld ein Link zum Google-Translator angeboten.
Die Emails an den Kunden werden je nach eingestellter Kundensprache (siehe Seite Kunde) erstellt.

Tracking-Formationen: der Textbaustein in der Mail wenn eine Trackingnummer eingetragen ist. Leer lassen wenn keine Tracking-Informatonen geschicht werden sollen.
Beispiel: 
Tracking-Nr.: [Trackingnummer]
Sendungsverfolgung:
[Trackinglink]

Anhänge an Mails

Bis zu zwei PDF-Dateien können hochgeladen und mit den Versandmails mitgesendet werden – zB. eine widerrufsrecht.pdf und eine agb.pdf. Bitte keine Word- oder Excel-Datei anfügen! Erstens kann nicht jeder Kunde die Dateien öffnen und diese Mails landen häufiger im Spamfilter des Kunden.

Anmerkung: auf der Bestellungseite kann eine Mail an den Kunden auch manuell gesendet werden. Man sieht dort den zusammengestellten Inhalt der Mail und kann ihn noch mit eigenen Kommentaren und/oder Textbausteinen ergänzen.

Anmerkung zur Advanced und Professional Version: In diesen Versionen werden Mails an den Kunden automatisch verschickt. Einerseits wird geprüft, ob der Kunde bereits eine ‚manuelle‘ Mail bekommen hat (um den Doppelversand von Mails zu vermeiden)  und die Mails werden eine Stunde zeitversetzt verschickt (falls doch noch etwas geändert wird).
Die Einstellungen hierzu finden Sie auf Module->Buchhaltung->Emailversand

In der Bestellungsliste wird angezeigt, wann der Kunde die letzte Mail bekommen hat und auf der Bestellungsseite kann man unten links über Email Status die versendeten Mails lesen.

Mögliche Textbausteine

(einfach mit copy&paste einfügen und ggf. anpassen)

Lieferung heute erfolgt:

Wir freuen uns Ihnen mitteilen zu können, daß heute ([BestellungLieferungDatum]) Ihre Bestellung an unseren Logistikpartner übergeben wurde. Die Lieferung wird also in den nächsten Tagen bei Ihnen eintreffen.

Lieferung erfolgt

Die Lieferung Ihrer Bestellung ist am [BestellungLieferungDatum] an unseren Logistikpartner übergeben worden.

Lieferung nicht erfolgt:

Ihre Bestellung bei [Shopname] vom [BestellungDatum] ist eingegangen und wird zur Zeit von unserem Team bearbeitet.
Sie erhalten zum Versandtermin noch schnellstmöglich eine separate Nachricht per Mail. Unser Versand ist von Mo.-Fr. vom 08:00 bis 17:00 besetzt. Bestellungen, die vormittags eingehen, werden im allgemeinen am gleichen Tag verschickt.
Falls es zu Verzögerungen im Versand kommen sollte, informieren wir Sie spätestens am nächsten Arbeitstag.

am Ende der Mail:

mit freundlichen Grüßen
das Team bei [Shopname]

Anhänge

Bei den Versandmails wird – sofern ausgewählt – automatisch die Rechnung als PDF angehängt. Bei anderen Mails kann dies auch manuell beim Mailversand ausgewählt werden.
An die Versandmails können auch weitere PDF-Dokumente wie AGBs oder Widerrufserklärung angehängt werden.