Rechnungen an Kunden werden zur Dokumentation als PDF-Dateien auf dem Server abgelegt. Diese Dokumente können auch zB mit der Versandmail automatisch mitgesendet werden.
Das WaWi unterstützt viele Einstellungen zur Rechnung schon in der Basis-Version. Dazu gehört:
- mit / ohne Mehrwertsteuer
- mit / ohne Artikelbilder
- mit / ohne Barcode für Bestell- / Rechnungsnummer
- Speichern der Pdf-Dateien auf dem Server
- wahlweise Präfix für den PDF-Dateinamen
- automatisches Anfügen der PDF-Rechnung an die Versand-Email
- Einbinden der Pdf-Dateien auf der Seite Kundenkonto im Frontend
- umfangreiche mehrsprachige Textbausteine
- wahlweise zur Zeit in Deutsch oder Englisch – andere Sprachen sind möglich
- auch können Rechnungen / Lieferscheine automatisch gedruckt werden
Das Standard-Layout einer Rechnung:
Im Modul Rechnung können Einstellungen zum Layout der PDF-Rechnungen vorgenommen sowie die Ablage der PDF-Dateien auf dem Server organisiert werden.
mit Barcode
Nur sinnvoll, wenn im Geschäftsprozess Barcode-Scanner verwendet werden. Mehr Infos auf der Seite Barcodes
mit Artikelbilder
Wenn aktiv wird in der Rechnung auch das jeweils erste Artikelbild ausgegeben. Sehr hilfreich für den Kunden bei der Zuordnung der bestellten Artikel, falls mehrere Artikel in der Bestellung sind.
Text unter Bestellpositionen
Eine Textzeile, die in der Rechnung direkt unter den bestellten Artikeln ausgegeben wird. Bei uns im Laden wird dort von dem Mitarbeiter, der die Bestellung zusammengestellt hat, handschriftlich ein Namenzeichen hinzugefügt. Macht die Rechnung etwas persönlicher!
Bei einem Shop der MwSt befreit ist, kann dort auch folgender Text sinngemäß eingefügt werden:
„Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 Abs. 1 UStG.“
Text unten
Textzeile ganz unten auf der Rechnung mit allgemeinen Hinweisen auf zB. Aktionen, Messen, Veranstaltungen …
Anmerkung: die Textzeilen werden in der Rechnung aus Platzgründen auch nur als Zeile angezeigt (Zeilenumbrüche werden entfernt).
Weitere Texte in der Rechnung
Weitere Texte / Textbausteine können unter Optionen -> Zahlungsarten eingestellt werden.
Falls das Modul PayPal aktiv ist und in den Moduleinstellungen PayPal-Plus aktiviert ist, wird bei einer Zahlung des Kunden über PayPal-Plus-Rechnung automatisch der Textblock mit den PayPal-Kontodaten und Zahlungskonditionen über die PayPal-Api abgerufen und am Ende der Rechnung angezeigt. Auch werden die Kontodaten des Shops nicht in der Rechnung ausgegeben, um fehlerhafte Überweisungen durch den Kunden zu vermeiden.
Serververzeichnis
Im Default ist hier ‚rechnungen‘ eingetragen. Dies bedeuted, dass die PDF-Dokumente im Verzeichnis:
http//www.meinshop.de/rechnungen/jahr/ …
abgelegt sind. Über dieses Verzeichnis können auch die Rechnungen den Kunden auf der Seite mein Konto im Oxid-Shop über ein Modul oder auch Template-Ergänzungen zur Verfügung gestellt werden.
Dringend empfohlen wird dieses Verzeichnis über .htaccess und eine 404-Seite abzusichern, um Neugierigen das Ausspähen des Verzeichnisses unmöglich zu machen.
Diese 404-Seite kann auch ein PHP-Script sein, über das man sich anmelden muss und kann damit auch zB. dem Steuerberater die Option geben, einzelne Rechnungen anzusehen bzw. auszudrucken.
Anmerkung: nach unseren Erfahrungen und Gesprächen mit verschiedenen Steuerberatern ist es nicht erforderlich alle Rechnungen auszudrucken und im Steuerordner zur Dokumentation abzulegen. Die jährliche DVD mit den PDF-Rechnungen ist ausreichend!
Besprechen Sie dies mit Ihrem Steuerberater.
Für die monatliche Buchhaltung wird lediglich eine Liste der eingegangen Zahlungen ausgedruckt – siehe Abschnitt Buchhaltung -> Steuerbericht.
Präfix für Dateiname
Der PDF-Dateiname kann eine Präfix erhalten – z.B. ‚Rechnung_‘ . Der komplette Dateiname wäre dann Rechnug_12345_12345678901234.pdf.
Hiermit wird dem Kunden eindeutig mitgeteilt, dass der E-Mail-Anhang die Rechnung enthält.
monatliche Unterverzeichnisse
nur sinnvoll, wenn man mehrmals im laufenden Jahr ein Backup der PDF-Rechnungen auf DVD brennen will.
eigenes, individuelles Layout der Rechnung für Ihren Onlineshop
eigene Layouts können mit Kundenspezifischen Templates umgesetzt werden. Sprechen Sie uns hierzu an -> Kontaktformular
Anmerkung
Ist das Modul Kundensprache aktiv, kann die Rechnung in der jeweiligen Sprache des Kunden ausgegeben werden.
Das Layout der Rechnungen kann angepasst werden. Siehe hierzu diesen Blogbeitrag
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